Soluciones basadas en Excel

Hola de nuevo.
Dentro de todo el pupurri de herramientas relacionadas con BI, hay un grupo importante de ellas que se apoyan en soluciones de terceros con varios fines como por ejemplo, ETL, cubos, distribución de reportes, etc.

En este artículo quería hacer algunas opiniones sobre estas últimas, herramientas que utilizan MS Excel para hacer llegar la información al usuario que lo va a consumir. Una de las que más me ha llamado la atención ha sido la plataforma de la gente de ApeSoft y que, todo sea dicho, es una empresa española (esto me llena de orgullo ;-).

Cuanto más me meto en este mundo, más amplio veo que es y más herramientas y aplicaciones aparecen. Las hay de todos los precios y colores y es por esto que tenemos que ser conscientes del dinero que nos queremos gastar, el alcance de la solución, y el tiempo que disponemos para desarrollar.
Las empresas atraviesan fases y grados de madurez y no todas están preparadas para soportar un proyecto en toda su embergadura. Hay productos que cubren a las mil maravillas temas de reporting y su distribución sin llegar a ser monstruos. Pues hoy he visto uno de estos productos.

ApeSoft encaja perfectamente en todo tipo de empresas, desde la pequeña-mediana empresa hasta las gran empresa, e incluso empresas que ya cuentan en sus cuotas con grandes soluciones de BI como MicroStrategy, Cognos, etc. Sí, he dicho bien, ¿comprar una herramienta de BI teniendo ya otra herramienta de BI?, ¿cómorrr?.

Hay un aspecto negativo en toda solución de BI, el efecto multiplicador del coste de la licencia de usuario. Si nuestra empresa crece o necesitamos desplegar información a nuestros clientes finales, o a nuestra fuerza de venta, etc, entonces comienza a dispararse el gasto. Encima, la inmensa gran mayoría de los usuarios solo necesitan ver la información y cuanto más sencilla mejor. Aquí es donde entra fuerte ApeSoft, no pagas por el número de usuarios finales que la consumen y tampoco licencian por CPU (como hacen los grandes productos a un precio realmente alto).
El sistema es bien simple (que no cutre), un servidor planifica las consultas, las ejecuta, aplica filtros de seguridad, funde plantillas de MS Excel con los datos obtenidos en las consultas, y las envía por mail o a un servidor de archivos para que el usuario la visualice. Importante: el cliente no necesita un software específico vinculado al fabricante del servidor. Evidentemente MS Excel tiene un coste pero me confirma la gente de ApeSoft que es totalmente compatible con Open Office ;-). Un resumen de ventajas:

Ventajas

• Coste 0 en ampliación de licencias una vez comprado el producto.
• No se licencia por usuarios ni por CPU. Compras el producto y para.
• El interfaz de programación realmente fácil y simple, pero potente a la vez.
• Planificación del reporting.
• Puede trabajar off-line o on-line. O bien envías la hoja de cálculo a un usuario por mail, o la dejas en un filer para que el usuario lo consuma a voluntad.
• Nuevo servidor web para publicar los informes xls.
• Todas las posibilidades en el cliente, que Excel o Calc poseen.
• Gran conocimiento en los clientes finales de estas herramientas. Formación y soporte 0.
• Arquitectura sencilla en cuanto a hardware: una única licencia de Excel y el producto instalado en un servidor

Inconvenientes

• Las limitaciones implícitas en Excel: 65536 filas en Excel 97-2003 y OpenOffice 2.4, 1.048.576 en 2007.
• Sin un poco de orden, podemos llegar a tener un pequeño caos en el servidor.
• Costoso para un número muy reducido de licencias (entre 1 y 10 aprox.), pues te obliga a comprar el producto completo.

Conclusiones:

Si, al igual que yo, tenéis previsto un despliegue ambicioso en poco tiempo a nivel de volumen de usuarios, puede ser un complemento a tener en cuenta (no tiene porqué ser un complemento).

Las cosas, cuanto más simples, más sencillas (qué obvio, ¿no?)